Belakangan diketahui bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah karena perkembangan pesat teknologi informasi. Implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah menerobos batas-batas fisik antar negara. Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Data atau informasi yang pada jaman dahulu harus memakan waktu berhari-hari untuk diolah sebelum dikirimkan ke sisi lain di dunia, saat ini dapat dilakukan dalam hitungan detik.
* Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan *
Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. Secara teoritis hal tersebut dapat dijelaskan karena adanya karakteristik sebagai berikut:
- Pada level operasional, yang terjadi dalam e-business adalah restrukturisasi dan redistribusi dari bit-bit digital (digital management), sehingga mudah sekali bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses;
- Berbeda dengan bisnis konvensional dimana biasanya sebuah kantor beroperasi 8 jam sehari, di dalam e-business (internet), perusahaan harus mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari, karena jika tidak maka dengan mudah kompetitor akan mudah menyaingi perusahaan terkait;
- Berjuta-juta individu (pelanggan) dapat berinteraksi dengan berjuta-juta perusahaan yang terkoneksi di internet, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk pindah-pindah perusahaan dengan biaya yang sangat murah (rendahnya switching cost);
- Fenomena jejaring (internetworking) memaksa perusahaan untuk bekerja sama dengan berbagai mitra bisnis untuk dapat menawarkan produk atau jasa secara kompetitif, sehingga kontrol kualitas, harga, dan kecepatan penciptaan sebuah produk atau jasa kerap sangat ditentukan oleh faktor-faktor luar yang tidak berada di dalam kontrol perusahaan; dan
- Mekanisme perdagangan terbuka dan pasar bebas (serta teori perfect competition) secara tidak langsung telah terjadi di dunia internet, sehingga seluruh dampak atau dalil-dalil sehubungan dengan kondisi market semacam itu berlaku terjadi di dunia maya.
Melihat kenyataan di atas, perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. Beberapa teori keunggulan kompetitif di dunia maya menganjurkan agar paling tidak 7 (tujuh) aspek harus menjadi perhatian dari sebuah perusahaan, yaitu masing-masing:
1. Customer Service
2. Price
3. Quality
4. Fulfillment Time
5. Agility
6. Time to Market
7. Market Reach
Kondisi ketujuh aspek tersebut akan sangat menentukan posisi perusahaan di dalam kancah persaingan di dunia maya.
* Strategic Uses of Information Technology *
Sebelum Teknologi Informasi diterapkan pihak pengambil keputusan harus yakin dan dapat meyakinkan semua pihak terutama para pustakawan bahwa Teknologi Informasi ini akan membawa PNRI lebih baik dan menguntungkan semua stakeholder-nya. Untuk mendapatkan keyakinan tersebut maka harus disusun strategi jitu untuk pengimplementasian Teknologi Informasi yang diharapkan bisa menjamin manfaat TI yang diperoleh akan sebanding dengan investasi yang ditanam, dan mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang sangat cepat. Di atas itu semua strategi Teknologi Informasi ini tentunya harus sejalan dengan strategi organisasi PNRI. Beberapa alasan kenapa perencanaan strategis harus dibuat, yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi. Tidak semua produk TI tergolong baik, dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal daripada yang berhasil. Sebab itu pada tahap persiapan dan perencanaan, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Para pengambil keputusan juga harus mempelajari arah dan perkembangan TI secara global agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di organisasi. Maka harus dilakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkembangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Tentunya dalam pembuatan sistem jangka panjang dan perencanaan harus diperhatikan agar jangan sampai menggunakan metode atau teknologi yang sudah mengarah ke teknologi basi (facing out). Salah satu metode yang bagus adalah dengan melakukan penelitian terhadap penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan-perpustakaan nasional di negara-negara lain, sehingga menjadi acuan bagi PNRI. Namun harus diingat bahwa suatu sistem yang berhasil di tempat lain belum tentu sesuai dan berhasil di tempat kita, karena tentunya ada beberapa kondisi dan karakteristik yang berbeda sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula. Salah satu dari unsur Teknologi Informasi tersebut adalah brainware, yang merupakan unsur paling kritikal melebihi unsur lainnya (software dan hardware). Jika diibaratkan hardware dan software adalah senjatanya, maka penentu utamanya tetap adalah man behind the gun yaitu dalam hal ini brainware. Manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun, mengembangkan TI sejalan dengan perkembangan organisasi di masa mendatang, serta penentu srategi kebijakan TI itu sendiri. Oleh karena itu untuk tahap awal perlunya kita mengarahkan perhatian pada pembenahan faktor brainware dalam memulai penerapan TI di PNRI, sambil secara paralel melakukan persiapan dan perancangan sistem yang matang. Kemudian sektor SDM pun harus didukung, dan digabungkan dengan Teknologi informasi.
* Membangun Customer Focused Bisnis *
Strategi bisnis yang futuristik selalu mengedepankan posisi pelanggan sebagai dimensi yang lebih tinggi dan berkuasa. Dan marilah kita coba urai beberapa unsur tersebut :
- Layanan terbaik
Layanan terbaik bukan lahir dari rumusan rapat para manajer dan direktur dari sebuah perusahaan. Layanan terbaik juga bukan rumusan strategi bisnis yang sudah direncanakan poada 10 tahun yang lalu sejak awal berdirinnya perusahaan. Namun Layanan terbaik adalah sejauh mana anda memahami keinginan pelanggan kemaren, saat ini dan prediksi yang akan dating. Karena di era teknologi informasi ini peluang berubahnya persepsi pelanggan bisa secepat kilat berbalik arah karena :
Pesaing yang lebih jeli mengambil hati pelanggan anda
Kemunduruan layanan pihak internal perusahaan
Harga yang lebih menarik dari pasar umum
Tawaran sistem pembayaran yang lebih fleksibel
Layanan yang baik adalah layanan yang paling sesuai dengan keinginan pelanggan terutama secara prioritas adalah pelanggan secara kebanyakan atau pelanggan yang masuk kategori utama/VIP. Saya yakin anda para pebisnis tidak membedakan pelanggan-pelanggan anda dengan baik untuk mewujudkan bentuk layanan yang lebih ekslusif untuk pelanggan terbaik.
- Mengoptimalkan SDM yang unggul
SDM merupakan alat dalam perwujudan strategi bisnis, namun jangan lupa bahwa SDM anda juga pelanggan internal yang secara hirarki bisa lebih mudah diatur dan diarahkan dengan kekuatan internal, beda dengan palanggan eksternal yang mudah diarahkan oleh kecenderungan pasar.
SDM yang unggul bahwa SDM tersebut sadar betul akan tuntutan dari perusahaan dan pelanggan saat ini, yang secara umum antara lain:
~ SDM memahami keputusan manajemen adalah keputusan bersama
~ SDM memahami Visi Misi perusahaan dengan baik dan paham mewujudkannya
~ SDM menguasai area kerja dan tuntutan kompetensi area kerja
~ SDM mampu mengevaluasi kelemahan dan kelebihan secara periodik baik indikator perorangan dan teamwork
~ SDM mampu meningkatkan skill dan kompetensi diri sesuai dengan tuntutan persaingan dari pasar, seiring dengan perubahan tuntutan pelanggan.
SDM yang unggul merupakan media bisnis secara internal, termasuk merupakan media promosi yang persuasif. Namun memperlakukan SDM tidak harus secara nyata memillah-milaj di depan umum atas klasifikasi gradenya. Cukup apda level yang strategis, karena unsur SDM yang unggul paham bahwa sesama staf merupakan pesaing, pesaing yang kolaboratif.
- Pemanfaatan Teknologi yang Kompetitif
Strategi bisnis yang paham akan perubahan tentu selalu mengaitkan dengan unsur perubahan yang paling dimensif, yaitu teknologi. Kemampuan menyerap informasi dari perkembangan teknologi baik unsur perangkat keras maupun perangkat lunak merupakan wujud dari kepekaan akan nilai-nilai persaingan bisnis dan wujud strategi bisnis. Misal ketika pergeseran dari mesin fotokopi yang selalu besar dan berat dengan listrik yang besar beralih bahwa mesin fotokopi bisa menyatu dengan print dan fax, atau mesin foto kopi portabel yang irit. Sehingga efisiensi anggaran dan efisiensi waktu dapat mewujudkan kepuasan pelanggan dari faktor harga yang terjangkau dan layanan yang cepat pula, ini adalah wujud strategi bisnis yang baik. Contoh dahulu ketika belanja ke supermarket, sang kasir harus entri kode produk satu2, sekarang cukup dengan barcode, layanan lebih cepat dan akurat. Pelanggan lebih puas. Atau dahulu pelanggan harus order dengan Fax, sekarang bisa dengan email atau sms, syukur2 dengan sistem informasi dengan web, misal pemesanan tiket kereta dan pesawat.
- Membangun kemitraan
Sehebat apapun strategi bisnis dan sebesar apapun perusahaan harus tetap membangun hubungan kemitraan baik dengan supplyer, relasi dan pesaing, kenapa? Yang paling bahaya dalam unsur produksi bukan faktor produk pesaing namun bagaimana mitra pemasok dapat mendukunng percepatan dan kinerja bidang produksi.Misal ditengah mendapatkan order yang sangat banyak, sang pemasok bahan baku mengalihkan ke perusahaan lain. Siapa yang rugi??? Membangun kemitraan juga dapat dijalin dengan pesaing, contoh adalah adanya ATM bersama antar bank. Siapa yang untung?Pelanggan bank dan mediator sangat diuntungkan. Kemitraan dengan pesaing,pelanggan dan mediator.
* Value Chain & Strategic Information System *
Untuk lebih memahami kegiatan melalui suatu perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham berguna untuk memisahkan system bisnis menjadi serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai di sebut sebagai value chain. 1985 dalam buku competitive advantage, Michael porter memperkenalkan model value chain generic yang umunya untuk berbagai perusahaan.
* Re-engineering Bussiness Process *
Dalam ilmu computer dan manajemen suatu pendekatan yang bertujuan perbaikan dengan cara menaikan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang ada di dalam dan seluruh organiasi. Kunci untuk bagi organisasi untuk melihat proses bisnis mereka dari yang bersih persepektif dan menentukan bagaimana mereka dapat membuat proses ini yang terbaik untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis.
* Menciptakan Virtual Company *
Virtual company memiliki beberapa definisi yaitu :
1. Suatu organisasi yang hanya menggunakan komputer dan teknologi komunikasi yang memiliki kemudahan dalam mengatur administrasi untuk berkomunikasi dengan pihak klien, menggunakan media telepon, fax, email, internet, IM, dan videoconference yang tidak dibatasi oleh waktu dan ruang [12];
2. Virtual company adalah gabungan dari E-commerce dan Internet & World Wide Web[10];
3. Virtual company (VC) adalah salah satu metode yang dapat membuat owner dan manager mengatasi menegement yang dibutuhkan. VC dilengkapi dengan administrasi, kreatif dan teknikal skill serta pelayanan yang dapat membantu entrepreneurs dan professionals lebih mudah mengatur bisnis yang akan dijalankan.[]
Dari beberapa definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa virtual company yang akan digunakan dalam topik ini adalah suatu perusahaan yang membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan klien secara online.
Virtual Company terdiri dari customer yang saling terintegrasi dan supplier dalam port bisnis yang masuk ke dalam jaringan bisnis (business bus). Untuk kepentingan komunikasi dan pelayanan dengan supplier dan customer di jalur business bus, maka dibuat beberapa businness port pendukung dengan melibatkan pihak ketiga, yaitu media transportasi, service financier untuk metoda pembayaran, chating room dan massaging untuk layanan komunikasi.
- Pendukung Perancangan Virtual Company
Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan , diantaranya :
1. Email
Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
2. Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.
3. Digital company
Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
4. Monitoring
Mempermudah memonitor apikasi situs web
5. Infrastruktur
Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.
6. Motivasi
Memotivasai user agar on-line
7. user-friendly
Membantu user memahami tools
- Selain itu dalam pembentukan virtual company wajib memperhatikan 4 konsep dimensi perusahaan [8], yaitu:
· Network company
Pengelolaan hubungan melalui suatu jaringan (komponen: jaringan resource & business bus)
· Customer centric company
Dengan konsep Mass Customization, dimana keseluruhan produksi (barang/jasa layanan) tidak sekedar mempertimbangkan efisiensi produksi massal, tapi juga mempertimbangkan agar memenuhi kebutuhan individual pelanggan
· Agile company
Dimana pengaturan ulang sekumpulan resource dapat dilakukan dengan dinamis sesuai kebutuhan
· Digital company
Digital Company menerapkan konsep kantor virtual, otomatisasi proses, dan organisasi virtual. Dimana ketiga konsep tersebut di dikung teknologi komunikasi dan jaringan, pemrograman, konsep Knowledge Management (KM), konsep Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP) dan datawarehouse untuk kepentingan pengelolaan dan akses data.
1. Knowledge Management (KM) adalah sebuah konsep yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang di fokuskan untuk menjadi sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya.
2. Customer Relationship Management (CRM) adalah aplikasi yang didesain untuk membantu suatu organisasi, mengoptimalkan hubungan dengan pelanggannya dan para supplier-nya, melalui satu atau lebih touch points – seperti call center, salesperson, distributor, store, branch office, web, e-mail – dengan tujuan untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggannya.
3. Enterprise Resouces Planning (ERP) adalah sebuah software yang menggabungkan dan mengotomatisasi data dan beberapa business process dari suatu perusahaan atau organisasi.
- Kerangka Kerja Analisis Pengaturan Topik untuk Virtual Company
Sebelum apa yang ingin dikemukakan sebagai produk/layanan, maka perlu dipertimbangkan jenis kompetisi yang akan dijalani perusahaan (“Time-based”, “Hypercompetition”, “High Velocity Environment”).
Jenis kompetisi akan mempengaruhi pembobotan pemilihan teknologi dan aplikasi apa yang akan digunakan untuk menyajikan produk/layanan. Untuk factor waktu, aplikasi yang bisa menjadi pilihan adalah e-mail, IM, intranet, electronic meeting. Sedangkan untuk faktor jangkauan ruang/area, teknologi yang bisa menjadi pilihan adalah mobile phone, PDA,Laptop,internet.
Kedua pilihan teknologi dan aplikasi tersebut akan menjadi dasar bagi Manager dalam pengambilan keputusan dan bertindak sesuai kebutuhan organisasi dan management.
* Membangun Knowledge Creating Company *
Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :
1. Important knowledge in Company :
- Cara menghadapi persaingan global.
- Cara menjaga kepuasan pelanggan.
- Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
- Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.
- Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.
2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :
- Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.
- Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego
0 comments:
Posting Komentar